E’ passato quasi un anno dalla sua entrata in vigore e il GDPR, ovvero General Data Protection Regulation è ancora un tema molto caldo.
La normativa con la quale la Commissione Europea ha dichiarato di voler rendere più chiara ed omogenea la protezione dei dati personali dei cittadini della UE, sia all’esterno che all’intero dei confini dell’Unione stessa.
E’ una sorta di schema comportamentale definito da standard, con relative responsabilità, che mettono al centro la corretta gestione di tutti i dati sensibili in possesso di un azienda. Qualunque dato cartaceo o digitale deve essere messo in sicurezza e tutelato.
Per molte aziende, non si trattava solamente di salvaguardare un NAS in un semplice armadio o nel nuovo arredo d’ufficio, ma di preoccuparsi di tutta la filiera di acquisizione, mantenimento protetti i vari dati, che sono il valore stesso dell’azienda.
In tutto questo perfino gli uffici si devono mettere in regola secondo quando prescritto dal DGPR.
Cosa fare per l’ufficio
Come prima cosa, scegliendo una persona a cui affidarsi per l’adeguamento al Regolamento, tenendo in considerazione tutti coloro che trattano i dati di persone fisiche, devono mettere in atto gli accorgimenti necessari affinché questi dati personali, raccolti sotto esplicito consenso dei titolari, vengano trattati e conservati in maniera conforme alla normativa.
Tutti gli archivi documentali, sia digitali che fisici devono essere conservati con adeguate misure di sicurezza, facilmente consultabili e reperibili, ma in un posto sicuro. Per questo motivo, gli uffici devono essere dotati di armadi, classificatori e cassettiere con chiusura a chiave, strutture ignifughe per minimizzare il rischio di perdita di dati in caso di incedio.
Nell’ufficio deve essere presente un distruggidocumenti per eliminare fisicamente i documenti contenenti i dati personali che non devono essere più trattati.
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